Birokrasi: MENIKMATI PROSES PANJANG (PART I)

Siapa di sini yang PNS? Ngacung.. 

Haha kalau udah jadi PNS pasti tau betapa rumit dan panjangnya proses birokrasi, surat menyurat, administrasi berjenjang dan perizinan-perizinan berdasarkan hierarki organisasi. Sebenarnya PNS itu ga jauh beda sama kerja swasta sih. Semua organisasi kan punya rules dan SOP dalam setiap langkah kebijakan. Jadi sebenarnya, mau PNS atau swasta, yang namanya pegawai kan tetap harus mematuhi jenjang birokrasi.

Hanya saja aku paham, yang membuat birokrasi PNS terasa panjang adalah jenjang perizinan yang berlapis-lapis. Pegawai lapangan kaya aku ini harus ke kepala bidang, kepala bidang ke kepala dinas, kepala dinas ke instansi kepegawaian dst. Itu perizinan level kabupaten, instansi tempatku bekerja. Belum lagi, tugas belajar ke luar negeri melibatkan perjalanan dinas  luar negeri (PDLN) yang berhubungan dengan kementerian dalam negeri, kementerian luar negeri, sekretarian negara dst. Proses yang puanjang. 

Pernah ada rasa jengkel ga? Kalau untuk prosesnya yang panjang sih engga ya. Karena aku menyadari sebagai pegawai level kecamatan yang secara hierarki organisasi ada di bawah dinas teknis kabupaten, aku maklum banget dengan birokrasi panjang itu. Dan dari awal udah menyiapkan diri. Kalau teman-teman baca postingan sebelumnya yang menata niat itu, haha, aku dari situ udah warned my self kalau ini bakal panjang dan harus telaten. 

Oiya, daftar beasiswa LPDP itu juga berarti siap dengan birokrasi ala pemerintah Indonesia loh ya. Secara LPDP juga ada di bawah Kementerian Keuangan RI dan lagi-lagi, kita akan terlibat dalam birokrasi. Jadi persiapkan dg baik! :)

Oke sekarang aku mau cerita tentang mendaftar beasiswa LPDP jalur targeted PNS/TNI/Polri; gimana pengalamanku, apa aja yang harus dipersiapkan dan tantangan apa di dalam prosesnya. Disclaimer, aku pegawai fungsional di dinas teknis kabupaten, jadi proses yang aku ceritakan pasti bakal beda banget sama proses teman-teman PNS di instansi lain, seperti pemprov, teman-teman dosen, maupun teman-teman di kementerian. 

Kita langsung simak aja ya persyaratan khusus pelamar beasiswa targeted PNS dari LPDP

Detailnya bisa dibaca di https://lpdp.kemenkeu.go.id/en/beasiswa/targeted/beasiswa-pns-tni-dan-polri-2024/
(panduan terbaru 2025 belum dirilis)

Kalau kita lihat persyaratan di atas, yang membutuhkan berkas dengan birokrasi panjang adalah poin 1. Kita ga bisa tiba-tiba datang ke bidang kepegawaian instansi trus minta surat dengan tanda tangan kepala dinasnya. Tidak semudah itu haha. 

Pada akhirnya, semuanya tetap berjenjang dari level eselon III ke bagian kepegawaian dinas, bersurat kepada kepegawaian instansi SDM, baru bisa terbit surat dengan tanda tangan eselon II bidang kepegawaian. Untuk itu, jauh sebelum mempelajari persyaratan beasiswa, ada baiknya kita mempelajari terlebih dahulu aturan mengenai peningkatan kompetensi melalui kuliah atau mendapatkan gelar akademik (baik S1, S2 maupun S3). Memahami aturan itu akan membuat kita tenang dalam melangkah. Terkadang itu juga sangat membantu rekan kita yang mengurus surat-menyurat dalam membuat draft surat yang sesuai undang-undang. Memahami aturan itu juga akan membantu kita dalam efisiensi menyiapkan surat-menyurat. Karena kadang ada surat-surat yang pihak instansi internal membutuhkan dengan konsep yang hampir mirip dengan yang dibutuhkan oleh penyelenggara beasiswa. Jadi kan biar ga bikin dobel-dobel ya kan.

Aturan mengenai tugas belajar di instansi masing-masing tentu berbeda. Di Kabupaten Mojokerto sendiri, aturan mengenai tugas belajar diatur dalam Peraturan Bupati Mojokerto Nomor 42 Tahun 2022 Tentang Pemberian Tugas Belajar dan Ujian Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah Pegawai Negeri Sipil. Tugas belajar di instansiku mengharuskan adanya beasiswa atau pendanaan pihak ketiga sehingga perizinan untuk Tugas Belajar hanya akan diproses setelah resmi diterima di universitas yang dituju dan memperoleh pendanaan studi. Cerita-cerita birokrasi setelah diterima akan dibahas di postingan selanjutnya.

Tantangannya apa?

Tantangannya adalah waktu. Rekan-rekan pegawai itu ga cuma ngurusin satu pegawai bernama Trini Nur Cahyani. Mereka punya tugas-tugas lain yang juga berhubungan dengan pegawai lain. Okelah kita bisa cepat di level dinas kita sendiri. Karena kepegawaian dinas kita hanya mengurus pegawai di satu dinas. Sementara pegawai instansi BKPSDM, mengurus pegawai satu kabupaten dari berbagai dinas. Belum lagi, saat aku sedang sibuknya mengurus surat menyurat ini, instansi kepegawaian sedang mengurus pelatihan dan diklat untuk rekan-rekan PPPK. Jadi aku paham betul semuanya ga bisa secepat kita minta ttd ortu kita di rapot buat diserahin ke wali kelas besok pagi. 

Untuk itu, teman-teman PNS yang akan mengurus berkas-berkas ini dan itu, teguhkan hati dari awal. Sejujurnya ini sangat ga mudah dan harus penuh kesabaran. Selalu ingat bahwa dunia ini tidak bergerak di sekeliling kita aja. Sebagai pegawai kita pasti bisa kan memahami pegawai lain yang mengurus urusan administrasi kita. Jadi selain meneguhkan hati, kita juga harus be kind kepada sesama rekan pegawai. Untuk itu, aku ingetin, jangan mepet. Kalau emang mau daftar jalur ini, timing dan plannya harus jelas. Meleset-meleset dikit ga masalah. Tapi jangan bergerak tanpa rencana dan timeline. Gak hanya kita yang kerepotan, rekan-rekan yang ngurusin kita juga bakal keteteran. Oke?

Be kind and be nice to ourselves and to others. Ga rugi insya Allah :)

See you in next story ...