Proses Panjang Birokrasi (Part 2)

Setelah pengumuman diterima pasca tes substansi, aku tidak bisa berleha-leha. Banyak yang harus dilakukan dari administrasi LPDP, administrasi universitas dan visa, sampai administrasi surat tugas belajar dan paspor dinas, semuanya harus dilakukan dengan sat set dan presisi. Untuk itu, tepat setelah pengumuman diterima, aku langsung membuat planning birokrasi dan menyiapkan mental bahwa ini bukan proses yang mudah dan sederhana. Kita harus kuat, kita harus telaten. Begitu kataku pada diri sendiri

Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan setelah lulus seleksi LPDP. Setelah lulus seleksi kita ga langsung jadi awardee atau penerima beasiswa, melainkan masih Calon Penerima Beasiswa atau biasa disingkat CPB. Untuk menyoret C nya itu kita harus melakukan beberapa hal, yaitu:

1. Setelah memiliki LoA Unconditional, CPB mendaftarkan diri sebagai Calon Peserta Persiapan Keberangkatan (PK)

2. Setelah mendaftar sebagai peserta PK, CPB mengajukan Surat Pernyataan Penerima Beasiswa (SP)

3. Setelah mendapatkan SP, CPB dapat mengajukan Letter of Guarantee (ini bisa dipakai untuk ngurus CoE kampus, daftar visa, persyaratan berkas Sk Tugas Belajar, dan persyaratan pembuatan paspor dinas)

4. Bersamaan dengan terbitnya LoG, kita juga akan menerima SK Penerima Beasiswa. Saat itu C kita udah tercoret *yeay

Untuk mendapatkan LoA, tentunya teman-teman harus mendaftar kampusnya dulu ya. Kalau teman-teman jalur non LoA berarti teman-teman daftar kampus sesuai kampus yang teman-teman tulis saat pendaftaran. Persyaratannya apa aja? Sesuaikan dengan ketentuan kampus masing-masing tentunya.

Dalam pengajuan SP, kita harus melengkapi dokumen-dokumen seperti LoA Unconditional, Kalender Akademik, Silabus Pembelajaran, Surat Tugas Belajar bagi PNS TNI Polri, dan Surat Pernyataan Bersedia Mengikuti PK. Nah untuk Surat Tugas Belajar ini, uniknya, untuk mengeluarkan Surat Tugas Belajar, kita membutuhkan LoG dan SK PB dimana berkas itu baru akan jadi setelah kita menyelesaikan SP. Jadiiiiii LPDP memberikan solusi, yaitu kita boleh mengupload Surat Keterangan SK Tubel Sedang Dalam Proses Penerbitan dan mengunggah SK Tubel menyusul setelah SK tersebut kita dapatkan dari instansi. 

Pengurusan administrasi LPDP semuanya dapat diakses di e-beasiswa dengan mengikuti prosedur yang ada. Beberapa urusan administrasi bersifat paralel dan beberapa lainnya berdiri sendiri. Seperti contoh pendaftaran PK tidak harus menunggu sampai SK keluar. Saat PK, tetap bisa mengurus SK asal persyaratan dan berkas-berkas SK terpenuhi. Namun untuk terbitnya LoG, harus menyelesaikan berkas-berkas SK. LoG ini seperti kartu akses utama. Saat kita sudah pegang LoG, kita bisa mengurus item-item di SK Tugas belajar dan PDLN serta pengurusan CoE dan Student Visa. Jadi, saat itu, penting bagiku untuk menyelesaikan LoG dengan segera dan secepat-cepatnya. 

Sekarang kita akan bahas urusan Tugas Belajar dan Izin PDLN.

Aturan-aturan mengenai tugas belajar dan perjalanan dinas setiap instansi diatur dalam peraturan daerah masing-masing, untuk case ku sebagai PNS dari instansi kabupaten, tugas belajar diatur dalam PERATURAN BUPATI MOJOKERTO NOMOR 42 TAHUN 2022 TENTANG PEMBERIAN TUGAS BELAJAR DAN UJIAN KENAIKAN PANGKAT PENYESUAIAN IJAZAH PEGAWAI NEGERI SIPIL sementara untuk aturan Perjalanan Dinas Luar Negeri mengikuti aturan dari Kementerian Dalam Negeri yaitu PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 59 TAHUN 2019 TENTANG TATA CARA PERJALANAN KE LUAR NEGERI DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAHAN DAERAH.

Persyaratan Pengajuan Surat Tugas Belajar di Pemerintah Kabupaten Mojokerto berdasarkan Perbup Nomor 42 tahun 2022 antara lain: 

1. surat pengantar/rekomendasi dari Kepala Perangkat Daerah yang bersangkutan;

2. fotokopi keputusan kenaikan pangkat terakhir yang dilegalisir oleh Perangkat Daerah yang bersangkutan;

3. fotokopi hasil konsultasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1);

4. fotokopi hasil penilaian kinerja PNS 2 (dua) tahun terakhir yang dilegalisir oleh Perangkat Daerah yang bersangkutan;

5. surat keterangan dari lembaga pendidikan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan diterima pada lembaga pendidikan tersebut;

6. bukti akreditasi yang dikeluarkan oleh Lembaga yang berwenang;

7. surat pernyataan bermeterai dari yang bersangkutan bahwa tidak menuntut kenaikan pangkat dan penyesuaian ijazah;

8. surat pernyataan Kepala Perangkat Daerah bahwa bidang pendidikan yang diikuti sesuai dan mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi;

9. surat pernyataan Kepala Perangkat Daerah bahwa tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin paling kurang tingkat sedang dalam 1 (satu) tahun terakhir serta tidak pernah dijatuhi pidana penjara atau kurungan berdasarkan putusan pengadilan yang berkekuatan hukum tetap dalam 1 (satu) tahun terakhir;

10. surat pernyataan Kepala Perangkat Daerah bahwa tidak pernah dibatalkan atau dihentikan tugas belajarnya sesuai dengan ketentuan perundang- undangan, dalam waktu 2 (dua) tahun terakhir;

11. Bagi PNS yang mengajukan tugas belajar dengan tetap melaksanakan tugasnya dan tidak diberhentikan dari jabatannya, melampirkan surat pernyataan kepala perangkat daerah bahwa PNS yang bersangkutan tetap melaksanakan tugasnya.

Semua dokumen pengajuan SK Tubel diunggah melalui website yang dikelola BKPSDM Kabupaten Mojokerto berikut SK Tubel yang sudah terbit, dapat diunduh melalui portal yang sama. 

Sementara untuk persyaratan PDLN menurut Permendagri No 59 tahun 2019 adalah:

a. surat rekomendasi izin Perjalanan Dinas; 

b. surat persetujuan Perjalanan Dinas; 

c. Paspor Dinas yang masih berlaku;

d. Exit Permit; dan

e. Visa untuk negara tertentu. 

Poin a pada persyaratan PDLN berupa Surat Rekomendasi Izin Perjalanan Dinas ini memiliki beberapa item yang harus dipenuhi, dan semuanya diupload melalui sistem di ula.kemendagri.go.id. Penerbitan Surat Rekomendasi Izin PDLN dari Kemendagri bisa diakses di https://ula.kemendagri.go.id/uploads/files_library/Rekomendasi_Perjalanan_Dinas_Luar_Negeri_bagi_ASN_Pemda1.pdf. Jangan syok ya dengan item-item persyaratannya hihi. Memang banyak dan menguras tenaga. Tapi yaaa harus kita ikuti, kan kita sebagai ASN melek birokrasi harus taat peraturan ya kan? 

Salah satu poin pengajuan rekomendasi PDLN dari Kementerian Dalam Negeri adalah Surat Rekomendasi Gubernur yang akan digunakan untuk penerbitan Surat Rekomendasi Kemendagri dan Surat Izin PDLN oleh Setneg atau yang biasa dikenal dengan SP Setneg. Proses panjang surat-surat penting itu bisa teman-teman lihat dari diagram di bawah ini.

Setelah poin a dan b kita pegang, saatnya mengurus poin c dan d yaitu Paspor Dinas dan Exit Permit. Pengurusan kedua berkas ini dibantu upload by system oleh petugas dari Pemprov Jatim. Persyaratan pengajuan Paspor Dinas dan Exit Permit antara lain membutuhkan:
a. KTP
b. KK
c. Akta Lahir
d. Karpeg/SK terbaru/SK Pengangkatan Kepala Daerah dilegalisasi
e. Pas foto dengan ketentuan pakaian resmi tanpa kacamata dan tidak terlihat gigi

Setelah paspor dinas jadi, akan ada notifikasi bahwa paspor dinas dan exit permit kita sudah jadi dan bisa diambil di Kementerian Luar Negeri di Jakarta.

Poin terakhir dari persyaratan perjalanan dinas yaitu visa, dapat diurus secara pribadi maupun melalui agen. Saat itu aku mengurus visa pelajar melalui IDP Surabaya, satu paket dengan pendaftaran universitas yang juga dibantu oleh jasa IDP. Persyaratan visa pelajar dapat diakses di imigrasi negara masing-masing atau minta panduan agen barangkali jika waktu yang dimiliki terbatas. Biaya visa pelajar saat itu adalah AUD 710. Sekarang sepertinya sudah ada kenaikan per 1 Juli 2024. 

Well, begitulah cerita proses panjang birokrasi ini. Setelah aku menulis ini, aku melihat lagi ternyata proses yang aku lalui di belakang lumayan rumit juga ya kawan hahah. Dulu waktu aku ngurus semuanya, rasanya ga terlihat polanya. Seingatku, aku dulu jalan teruuuss, mana yang harus kuurus, mana berkas yang dibutuhkan, persyaratan apa yang diminta, semuanya aku cukupi sambil bekerja dan menjalani kehidupan sehari-hari. Sekarang kalau dilihat lagi ke belakang, wah, ternyata ngos ngosan juga ya. Good Job Trini! Makasih banyak buat semua teman-teman dan petugas yang sudah bekerja keras ngurusi satu pegawai yang "ngotot" banget ini haha. Bu Junita dari Dinas Pertanian, Mbak Jelia dari BKPSDM Kab. Mojokerto, Mas Mifta di Biro Pemerintahan Setda, dan Mbak Shinta dari Pemprov Jatim. Aku yakin kerjaan mereka ga cuma ngurusi aku, tapi semuanya sigap sat set ngawal semua urusan pemberkasanku. Love you all~

DAN SEMUA URUSAN PEMBERKASAN DI ATAS TIDAK DIPUNGUT BIAYA ya teman-teman. GRATIS sebagai bagian layanan kepegawaian. 

Oke, gitu dulu, sampai jumpa di cerita selanjutnyaaa..